ブルーカラーからホワイトカラーになるブログ

元・高卒フリーターが大企業エリートと働く

メールを最速でさばく方法。

                         

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貿易事務っていう仕事は、1日の中で〆切時間がいくつかあり、それに追われる。

 

朝イチでフォワーダーさんに特定原産地証明書の引き取りを依頼し、

そのあと倉庫と乙仲さんへコンテナバンニングの手配、

それから航空フォワーダーさんへAIRスペースの確保依頼。

そのあと通関書類の作成、倉庫への出荷指示。

輸出国へ出荷した書類の送付、請求処理などなど。

 

そのような仕事の中で、メールでのやり取りがほとんどとなるため

外国からのメールを含め、1日に受信するメール件数は100件から200件

ほどだ。

 

どうすれば日々の仕事が早くこなせるか考えた結果、

メールのフォルダわけについては以下のやり方でここ何年も固定している。

 

それは、ズバリ。

フォルダは4つのみ!

 

1、受信フォルダ

2、確認済

3、テンプレート

4、資料

 

1、の受信フォルダはメールを受信すると自動で入るところ。

 

2、の確認済は見終わったメールでかつ処理の完了したメールを置くところ。

 

3、は毎日使うメールの下書き。

 

4、は、もしかしたらあとで見返すかもしれない、見積もりや資料、などだ。

 

本当は1、2、3だけでいいくらいだが、念のためとして4も作っている。

 

 

この仕事をはじめた当初は、たくさんのフォルダを作っていた。

自分の担当国別はもちろん、各業者さん、同僚の名前、そう何10フォルダも。

 

たくさんフォルダを作る、ということは、その分、

受信したメールを該当のフォルダへ仕分けする作業が発生する。

この仕分け作業は、地味に時間がかかる。

 

しかも、案件は複数にまたがっていたりすることが多く、

ぴったりと、これはこのフォルダ、と分けられないことも多い。

 

そういったストレスを経て、

私はそのメールを見たか、見てないか、で判断することにした。

 

見たら、2、の確認済にポイっと入れる。

見てない場合は受信フォルダで太字のまま。

 

メールが溜まってきて削除しないといけなくなったら、

2、確認済フォルダの古い順から削除する。

残すまでもないメールは2、に入れる前にさっさと削除しておくこと。

 

そしてこれは、あとでもしかして削除してしまったら困るかもな・・

というメールは厳選後、4、資料、へ掘り込む。

 

雑な仕分け方だが、ほしいメールは検索すれば出てくるし、

いままで困ったことはない。

 

そしてこのように、フォルダを少数に絞ってから、メールさばきは断然早くなった。

 

メールの仕分ける時間が無駄だと思うストレスと

大切なメールがあとで見つけられないかもしれない不安のストレスが

天秤にかけられた結果、

後者のほうがまだマシだ、と気づいた。

 

まあ、もしどうしてもほしいメールが見つからなくても、最悪、

再送してもらえばいい。

 

私のようにメールの整理方法に悩んでてかつ、最速で処理したい方、このやり方はおすすめなので試してみてほしい。